تسعى الشركات والمنشآت في المملكة العربية السعودية إلى تعزيز الكفاءة التشغيلية من ناحية خفض التكاليف، والتركيز على أعمالها الأساسية بما يتماشى مع رؤية 2030 والتحول الرقمي. وتبرز الخدمات المشتركة (Shared Services)، وتعهيد العمليات التجارية (BPO) كنماذج استراتيجية لتحقيق هذه الأهداف. وعلى الرغم من تشابههما في تعزيز الأداء، إلا أن الفرق بين الخدمات المشتركة و BPO يكمن في البنية المؤسسية، التكلفة، الأهداف الاستراتيجية، والنطاق.
اكتشف مع BIEO ما هو الفرق بينهما وكيف تدعم هذه النماذج نجاح أعمالك عبر حلول مخصصة تتوافق مع اللوائح المحلية، وكيف تختار المنشآت النموذج الأنسب لاحتياجاتها؟
الخدمات المشتركة هي نموذج تشغيلي يهدف إلى تعزيز الكفاءة داخل المنشآت من خلال دمج الوظائف الداعمة المتكررة في وحدة مركزية واحدة تخدم جميع الأقسام داخل المنشأة. وهذه الوظائف تشمل: الموارد البشرية، المالية، تقنية المعلومات، والتسويق. ويساعد هذا النموذج على توحيد العمليات والإجراءات مما يسمح بتحسين جودة الخدمات المقدمة داخليًا وتقليل الازدواجية في المهام والموارد مع الحفاظ على السيطرة الكاملة داخل المنشأة دون الاستعانة بمزود خارجي. مما يجعل هذا النموذج مثاليًا للشركات في المملكة العربية السعودية التي تسعى لتحقيق الكفاءة التشغيلية ودعم رؤية 2030 من خلال تحسين الأداء الداخلي.
تعهيد العمليات التجارية (Business Process Outsourcing) هو استراتيجية تعتمد على نقل وظائف أو عمليات تجارية معينة كانت تُؤدي داخليًا إلى مزود خارجي متخصص. ويجب أن يمتلك مزود الخدمات الخبرة، الموارد، والتكنولوجيا اللازمة لتنفيذ هذه العمليات بكفاءة عالية، مما يسمح للمنشآت بالتركيز على أنشطتها الأساسية. وغالبًا ما تكون هذه الوظائف غير أساسية لنشاط المنشأة الرئيسي وتشمل: خدمة العملاء، الموارد البشرية، المحاسبة، أو تقنية المعلومات، وإدخال البيانات.
تتنوع أنواع BPO وفقًا لطبيعة العمليات، وتشمل:
تعهيد العمليات المعرفية (KPO): يتطلب خبرات متخصصة مثل التحليل المالي، البحث والتطوير، تحليل البيانات، الخدمات الاستشارية
| الخدمات المشتركة | تعهيد العمليات التجارية (BPO) | |
|---|---|---|
|
البنية المؤسسية
|
وحدة داخلية مستقلة تخدم مختلف أقسام المنشأة، مُدارة ومملوكة من قبل المنشأة نفسها
|
جهة خارجية مستقلة ومتخصصة تتولى تنفيذ المهام بالكامل ويديرها طرف ثالث
|
|
الموارد البشرية
|
تعتمد على موظفين داخليين من الهيكل التنظيمي للمنشأة، ويعتمد التدريب على ما يناسب احتياجات المنشأة
|
يعتمد على موظفين تابعين لمزود الخدمة الخارجي، ويكونون أكثر خبرة وتخصصًا
|
|
التكلفة |
تتطلب استثمارًا أوليًا بنسبة كبيرة في البنية التحتية والتكنولوجيا والموارد البشرية، ومع ذلك قد يحقق توفيرًا على المدى الطويل
|
يعتبر أكثر فعالية من حيث التكلفة على المدى القصير، ويمكن للشركات الاستفادة من هياكل منخفضة التكلفة لمزودي الخدمة خاصة إذا كانوا في دول أخرى
|
|
النطاق |
يقتصر على دعم وتوحيد العمليات التشغيلية والإدارية الأساسية داخل المنشأة
|
يشمل نطاقًا أوسع من العمليات، بما في ذلك العمليات التي تتطلب خبرات متخصصة للغاية أو التي تُعد غير أساسية للشركة
|
|
الفوائد
|
تحكم داخلي أكبر تحسين التنسيق توحيد الإجراءات تقليل الازدواجية تحسين جودة الخدمات داخليًا الامتثال للقوانين المحلية |
خفض التكاليف التشغيلية بشكل كبير الوصول إلى خبرات متخصصة ابتكار خارجي مرونة عالية سرعة التنفيذ التركيز على الأعمال الأساسية |
|
التحديات |
الحاجة إلى استثمار أولي كبير في البنية التحتية والتكنولوجيا مقاومة التغيير من الأقسام صعوبة التكيف مع احتياجات بعض الوحدات |
مخاطر أمن البيانات فقدان السيطرة المباشرة على العمليات عدم التوافق الثقافي أو التشغيلي صعوبة دمج الخدمات بشكل كامل |
إن الاختيار بين الخدمات المشتركة وتعهيد العمليات التجارية ليس قرارًا سهلًا، بل يتطلب تحليلًا عميقًا للعوامل المذكورة. وفي بيئة الأعمال المتطورة في المملكة يقدم كلا النموذجين طريقًا لتحقيق رؤية 2030 وتحولها الرقمي.
ويعتمد الاختيار بين الخدمات المشتركة (Shared Services) والاستعانة بمصادر خارجية للعمليات التجارية (BPO) على عدة عوامل رئيسية يجب دراستها جيدًا لضمان تحقيق الأهداف الاستراتيجية للمنشأة لأن لكل منشأة احتياجات تختلف عن الأخرى، عند الاختيار ينبغي النظر إلى العوامل التالية:
وللإجابة على تساؤلك حول كيف تختار بينهما؟ عليك تقييم التحديات مثل الأمان، المرونة، التكاليف والقطاعات التي تتوافق مع طبيعة عملك، وبعد ذلك قم بتحديد التالى:
لماذا تختارBIEO؟ لأننا نوفر في BIEO حلولًا متكاملة لإدارة المكاتب وتعهيد الخدمات المشتركة في المملكة، مع التركيز على تحقيق الكفاءة والامتثال للوائح المحلية. سواء كنت تبحث عن الخدمات المشتركة لتوحيد العمليات الداخلية أو تعهيد العمليات BPO لتقليل التكاليف، سوف نساعدك في تحديد النموذج الأنسب لإدارة عمليات شركتك. تواصل معنا الآن
نعم، من الممكن الدمج بين الخدمات المشتركة و BPO وإنشاء استراتيجية هجينة لتحقيق أفضل النتائج والاستفادة من مميزات كل منهما، حيث تستخدم المنشآت الخدمات المشتركة للعمليات الداخلية والإدارية التي تتطلب تحكمًا قويًا، وتعتمد على BPO للعمليات غير الأساسية التي تتطلب خفض التكلفة أو خبرة متخصصة مثل خدمة العملاء، المالية، الموارد البشرية، وتقنية المعلومات.
بشكل عام، يمكن أن يكون نموذج BPO أكثر توفيرًا من حيث التكلفة على المدى القصير بفضل التعاقد مع الشركات الخارجية ذات تكاليف منخفضة، ويقلل من الحاجة للاستثمارات في الموارد والبنية التحتية، لكنه قد يتطلب إدارة مراقبة دقيقة لتجنب المخاطر. ومع ذلك يمكن للخدمات المشتركة أن تحقق توفيرًا أكبر على المدى الطويل بعد الاستثمارات الأولية وتحقيق وفورات الحجم إلى جانب تحسين العمليات الداخلية بشكل مستمر.
نعم، إن خدمات BPO أصبحت أكثر أمانًا وموثوقية بعد تزايد الوعي بأمن المعلومات والتشريعات الخاصة بحماية البيانات في السعودية. وتخضع شركات BPO في المملكة إلى لوائح وأنظمة محلية تهدف إلى حماية بيانات العملاء وضمان سرية المعلومات.
عند اختيارك لمزود خدمة BPO عليك التحقق من امتثاله للوائح المحلية والدولية الخاصة بأمن المعلومات وحماية البيانات، خاصة التي تصدرها وزارة الموارد البشرية والتنمية الاجتماعية في المملكة.
هناك العديد من القطاعات التي تستخدم الخدمات المشتركة، خاصة تلك القطاعات التي تتطلب حجمًا كبيرًا من العمليات المتكررة، وتسعى إلى تحسين الكفاءة وخفض التكاليف عبر توحيد العمليات الداخلية، وتشمل:
